Um das Thema „Digitale Kommunikation durch Online-Meetings“ kommen Unternehmen spätestens seit dem letzten Jahr kaum noch vorbei. Daran wird sich auch im Jahr 2021 nicht viel ändern. Die digitale Kommunikation mit Online-Meetings wird in den kommenden Monaten für viele Firmen eine maßgebliche Rolle spielen, weshalb es sich lohnt, sich in diesen Bereich einzuarbeiten und Zeit und Kosten zu investieren. In diesem Ratgeber habe ich meine wichtigsten Tipps und Infos zur Verbesserung der digitalen Kommunikation zusammengefasst. Auf diese Weise möchte ich als erfahrener Filmemacher und Experte für Livestreams Unternehmen dabei unterstützen, ihre Online-Meetings besser zu gestalten und erfolgreicher umzusetzen.

Digitale Kommunikation ist der Überbegriff für jede Art von Kommunikation, die digital abläuft. Dafür gibt es viele Möglichkeiten – wie zum Beispiel:

• Foren
• Chats
• Mails
• SMS/MMS
• WhatsApp
• Blogs
• Online-Werbung
• Video-Plattformen
• Sprachnachrichten
• Digitale Telefonie
• Videoanrufe
• Online-Meetings
• Social Media wie Twitter, Facebook und Instagram

Jede Art und Weise, digital miteinander in Verbindung zu treten, gehört also zur digitalen Kommunikation.

Die digitale Kommunikation hat für Unternehmen viele Vorteile:

• Spart Kosten ein
• Ermöglicht eine schnellere Kommunikation
• Ist überall und jederzeit verfügbar

Ein wichtiger Pluspunkt besteht auch darin, dass es möglich ist, diese Art der Kommunikation digital zu speichern. Demzufolge können Gespräche, die bereits abgelaufen sind, später nachvollzogen werden. Darüber hinaus ist es möglich, die Kommunikation der jeweiligen Information anzupassen, die übermittelt werden soll. Manche Informationen müssen beispielsweise nicht sofort weitergegeben werden. Einige Informationen lassen sich am besten durch einen Film übermitteln, andere hingegen kommen ohne Videos aus, sodass ein normaler Chat reicht. Für jede Art von Information gibt es die passende Variante der digitalen Kommunikation.

In einem Online-Meeting kann man auf nahezu alle digitalen Kommunikationsmöglichkeiten zurückgreifen. In der heutigen Zeit stellen Online-Meetings daher eine wichtige Art der Kommunikation für Unternehmen dar und bieten viele Pluspunkte. So lassen sich beliebig viele Mitarbeiter live zusammenschalten und es gibt auch im Meeting mehrere Varianten, um digital miteinander zu kommunizieren. Mit Online-Meetings lassen sich viele Menschen erreichen.

Die Umsetzung von Online-Meetings gestaltet sich mit diversen Konferenztools besonders einfach. Zu den bekanntesten Tools gehören:

• Zoom
• Webex

Seit dem letzten Jahr werden diese Konferenztools von einer Vielzahl an Menschen genutzt. Meiner Erfahrung nach gibt es aber noch bessere Tools. Vor allem Jitsi Meet darf in dieser Hinsicht nicht unerwähnt bleiben, da es viele praktische Funktionen für die Umsetzung von Online-Meetings mitbringt.

Ein Webinar bietet sich als Format für Online-Meetings besonders gut an. Das Wort setzt sich aus den Begriffen „Web“ und „Seminar“ zusammen und steht somit für ein im Internet abgehaltenes Seminar. Hier kommen mehrere Menschen zusammen, um sich miteinander zu besprechen und Informationen auszutauschen.

Bevor ein Online-Meeting abgehalten wird, ist es wichtig zu wissen, welche Personen man damit erreichen möchte und welche Ziele das Meeting verfolgt:

• Handelt es sich um ein einfaches Treffen, bei dem alle gleichberechtigt reden können – wie etwa bei einer Feierabendrunde?

• Geht es um die Wissensvermittlung, sodass ein Moderator benötigt wird, der das Meeting leitet – wie beispielsweise bei einer Besprechungsrunde oder einer Fortbildung?

• Soll eine Promotion stattfinden und eine Präsentation gehalten werden – wie zum Beispiel bei der Produkteinführung oder einem Rekrutierungsevent?

Je nachdem, welche Ziele das Online-Meeting verfolgt und an welche Zielgruppe es sich richtet, bieten sich andere Formate an und Gestaltungsmöglichkeiten an.

Weitere Aspekte, welche die Auswahl der Technik und des Formats beeinflussen, sind:

• Kapazität: Wie viele Teilnehmer hat das Meeting?
• Übertragung: Welche Daten werden übertragen – nur Text oder auch Video?
• Auflösung: Welche Auflösung soll das Video haben – HD, Full HD oder 4K? Erfahrungsgemäß ist HD vollkommen ausreichend
• Länge: Wie lang soll das Meeting sein? Die Länge des Meetings kann bei manchen Anbietern die Kosten beeinflussen

Hat man diese Informationen vorab gesammelt, kann man besser entscheiden, welches Format man braucht und welche Technik erforderlich ist. Auch die Kosten lassen sich so vorab abschätzen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Online-Meetings umzusetzen:

• Einfaches Webinar, bei dem jeder mit jedem spricht
• Kombination aus Microsite und Moderator, sodass mehrere Leute der Rede oder Diskussion zuschauen – perfekt, wenn viele Leute erreicht werden sollen
• Microsite als Kontaktseite für tausende Teilnehmer, über die der Moderator berichtet
  Social Media wie YouTube Live oder Facebook Live, um mit offenen Streams eine größere Reichweite zu erzielen

Diese Möglichkeiten lassen sich kreativ nach den eigenen Vorstellungen gestalten und erweitern. In dieser Hinsicht bietet YouTube viele Ansätze und Tutorials.

Fest steht: Online-Meeting ist nicht gleich Online-Meeting! Bei der digitalen Kommunikation kann es erhebliche Unterschiede geben. Chats, Präsentationen und Videos lassen sich auf verschiedene Weise einsetzen. Wichtig zu wissen ist immer, was man mit dem Online-Meeting erreichen möchte, damit die Umsetzung professionell und erfolgreich gelingt. Ein Chat sollte immer genutzt werden, damit alle gleichzeitig kommunizieren können.

Mein Tipp:
 Auch Umfragen binden alle Teilnehmer ein. Die Ergebnisse können dann direkt visualisiert werden. Die Funktion für Umfragen gibt es in manchen Webkonferenztools direkt intern. Alternativ kann man eine externe Lösung wie Slido verwenden.

Meiner Erfahrung nach eignen sich auch folgende Möglichkeiten gut, um die digitale Kommunikation in Online-Meetings zu verbessern:

• Interaktive Gestaltung durch eine geeignete Zuschauerbeteiligung, um Langeweile für Zuschauer zu vermeiden
• Gesprächsthema mit Screensharing visualisieren
• Breakoutrooms einsetzen, damit jeder zum Sprechen kommt
• Moderator bei großen Teilnehmerzahlen einsetzen
• Für besseren Datenschutz privaten Server verwenden
• Unnötige Informationen filtern

Die digitale Kommunikation ist facettenreich und bietet für Unternehmen auch im Jahr 2021 viele Möglichkeiten – gerade, was Online-Meetings angeht. Ich habe mich mit meinem Team auf die Themen Livestreams und Online-Meetings spezialisiert und für Unternehmen konkrete Lösungen in diesem Bereich entwickelt. Hier im Blog gibt es viele weitere Beiträge mit Mehrwert zum Thema Online-Events und Livestreams. Informieren Sie sich über hybride Events oder die Möglichkeit digitaler Fortbildungen im Jahr 2021. Haben Sie ein konkretes Online-Meeting geplant und brauchen Unterstützung bei der Umsetzung? Nutzen Sie gerne das Kontaktformular für ein individuelles und kostenloses Erstgespräch.